Zasób i zasady udostępniania

Więcej o zasobie [zasób]

Więcej o zasadach udostępniania [zasady]

Strukturę organizacyjną Archiwum tworzą właściwe komórki merytoryczne – Oddziały: Opracowania, Nadzoru Archiwalnego oraz Ewidencji, Informacji i Udostępniania. Pracownicy wymienionych Oddziałów zajmują się materiałami archiwalnymi na kolejnych etapach drogi od aktotwórcy do użytkownika.
 

Aktualnie zasób białostockiego Archiwum składa się z 2076 zespołów akt i zbiorów liczących ponad 241282 jednostek archiwalnych, co stanowi 2724 metry bieżące akt.  Obejmuje materiały od początku XVII w. do czasów najnowszych. Najstarszy dokument pochodzi z 1640 r. Jest to Księga grodzka drohicka. Na szczególną uwagę zasługują akta: Kamery i Wojny i Domen z lat 1795-1807, Starszego Notariusza Sądu Okręgowego w Grodnie z lat 1883-1914 (ze względu na specyficzny ustrój urzędu i dokumentację jest to zespół unikalny w zasobie archiwów państwowych w Polsce) oraz urzędów administracji państwowej guberni łomżyńskiej, Urzędu Wojewódzkiego Białostockiego z lat 1920-1939 oraz 1944-1950.

Archiwum przechowuje akta administracji państwowej ogólnej i specjalnej, administracji samorządowej, wymiaru sprawiedliwości, notarialne i metrykalne, akta miast i gmin, instytucji finansowych, organizacji spółdzielczych i społecznych, stowarzyszeń  i partii politycznych, a także zakładów przemysłowych. Do specyfiki zasobu należy także niemal zupełny brak materiałów wytworzonych przez kolejne władze okupacyjne: radzieckie  i niemieckie w okresie II wojny światowej.  W naszym zasobie znajdują się także zbiory kartograficzne i fotograficzne. Archiwum posiada również zbiory mikrofilmów, długości liczącej  ponad  2700 m.

 

Archiwum sprawuje nadzór nad 188 jednostkami organizacyjnymi. W ramach nadzoru kontroluje archiwa zakładowe, wydaje zezwolenia na niszczenie dokumentacji nierachiwalnej, opiniuje przepisy kancelaryjne, szkoli personel archiwów zakładowych.

Zasób Archiwum udostępniany jest w Pracowni Naukowej w oparciu o Zarządzenie nr 4 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 18 maja 2000 r. w sprawie organizacji udostępniania materiałów archiwalnych w archiwach państwowych. W świetle przytoczonego Zarządzenia archiwa państwowe udostępniają materiały archiwalne osobom fizycznym lub prawnym, organizacjom społecznym, organom państwowym i samorządowym oraz jednostkom organizacyjnym nie posiadającym osobowości prawnej. Osoby fizyczne korzystają z materiałów we własnym imieniu lub charakterze upoważnionych pełnomocników podmiotów prawnych. Użytkownicy mają do dyspozycji dostępne pomoce archiwalne (dostęp do pomocy może być wyjątkowo ograniczony ze względu na przeszkody prawne, przede wszystkim w zakresie ochrony informacji niejawnych, danych osobowych, lub dóbr osobistych.), mogą również zamawiać odpłatne reprodukcje.

Jako urząd wiary publicznej Archiwum wydaje w oparciu o posiadane akta odpisy dokumentów i zaświadczenia. Pracownicy wykonują liczne poszukiwania majątkowe, genealogiczne, odszkodowawcze na rzecz instytucji oraz osób prywatnych z kraju i zagranicy (m.in. za represje ze strony władz komunistycznych). Niestety brak jest w naszym zasobie dokumentacji niemieckich władz okupacyjnych, co uniemożliwia wystawianie poświadczeń osobom, które ubiegają się o odszkodowania za prace przymusowe w czasie II wojny światowej, w ramach Fundacji „Pojednanie”. Zainteresowanym osobom udzielane są (w miarę możliwości) informacje dotyczące rozmieszczenia dokumentacji zlikwidowanych instytucji.

Zgodnie z art. 3 ustawy z dnia 18 grudnia 2002 r. o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie niektórych innych ustaw (Dz. U. nr 241, poz. 274) Archiwum prowadzi działalność usługową polegającą na przechowywaniu , kopiowaniu i konserwacji dokumentacji o czasowym okresie  przechowywania, w tym dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców.