W
związku z reformą ubezpieczeń społecznych (ustawa z 18. XII. 2002 r.
o zmianie ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz o zmianie
niektórych innych ustaw [Dz. U. 2002 r. Nr 241, poz.2074]) oraz
zaistniałą koniecznością naliczenia kapitału początkowego wiele osób
poszukuje dokumentacji potwierdzającej okres ich zatrudnienia, czy zaświadczeń
o wysokości otrzymywanego wynagrodzenia. Akta osobowo - płacowe, będące
podstawą do wystawienia świadectwa pracy, jak i wszelkie potwierdzenia
wynagrodzenia należą do tak zwanej dokumentacji niearchiwalnej -
kategoria B. W związku z tym posiadają z góry ustalony, czasowy okres
przechowywania, po którym są niszczone. Dla akt osobowych i płacowych
okres przechowywania obecnie wynosi pięćdziesiąt lat od ustania
stosunku pracy (kat. B – 50).
W
przypadku, gdy zakład byłego pracodawcy nadal funkcjonuje nie powinno
być kłopotów z uzyskaniem rzeczonych zaświadczeń, gdyż pracodawca
ma obowiązek zabezpieczyć i przechowywać omawianą dokumentację.
Jedyne trudności, jakie możemy napotkać to możliwość niezachowania
się akt pracowniczych sprzed kilkudziesięciu lat (pięćdziesięcioletni
okres przechowywania wprowadziły dopiero ustawy: z 17.X.1991 r. o
rewaloryzacji emerytur i rent, o zasadach ustalania emerytur i rent oraz
zmianie niektórych ustaw [Dz. U. Nr 104, poz. 450, art. 7] oraz rozporządzenia
Ministra Finansów z 15.I.1991 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości
[Dz. U. Nr 10, poz. 35, par. 45], wcześniej okres przechowywania akt płacowych
wynosił zaledwie 12 lat).
Sytuacja
znacznie się komplikuje w momencie upadłości, bądź też likwidacji
dawnego miejsca pracy. Choć nie zawsze! Poniżej przedstawiliśmy kilka
wskazówek ułatwiających poszukiwania miejsca przechowywania akt
osobowych, list płac oraz kartotek wynagrodzeń.
Od
czego zacząć poszukiwania?
-
Przede
wszystkim poszukujący powinien znać dokładną nazwę zakładu
pracy, jego adres oraz umieszczenie w ramach określonych struktur
organizacyjnych (np. Czy był placówką innej większej jednostki?
Kto był organem założycielskim? Itd., itp.) Informacje te można
ustalić na podstawie dokumentów i zaświadczeń wydanych przez
danego pracodawcę lub też na podstawie pieczątek wbijanych np. do
książeczki ubezpieczeniowej;
-
Następnie
należy sprawdzić czy zakład pracy jeszcze istnieje, poszukując
informacji np. pod adresem, gdzie dawniej przedsiębiorstwo miało
swoją siedzibę, bądź też w książce telefonicznej, czy
Internecie;
-
Jeżeli
mamy pewność, że poszukiwana instytucja już nie istnieje, możliwe
jest kilka rozwiązań: jej dokumentację mógł przejąć sukcesor
(prawny następca), organ nadrzędny lub założycielski, prywatna
firma przechowująca odpłatnie dokumentację. W przypadku, gdy
zlikwidowana firma zatrudniała mniej niż 20 osób, wszystkie niezbędne
informacje oraz dokumenty posiada ZUS (dla pewności możemy
skorzystać z bazy danych umieszczonej na internetowej stronie
ZUS-u; www.zus.pl);
-
W
przypadku, gdy zakład pracy został zlikwidowany, a był jednostką
państwową należy zwrócić się do jego prawnego sukcesora, który
kontynuuje działalność i powinien przechowywać dokumentację
swojego poprzednika. Wspomnianym kontynuatorem może być przedsiębiorstwo
państwowe, powstałe w wyniku zmian organizacyjnych; spółka prawa
cywilnego lub handlowego, która powstała po jego sprywatyzowaniu i
w związku z tym przejęła jego majątek wraz z dokumentację
pracowników. W razie braku następcy należy zgłosić się do
organu założycielskiego lub nadrzędnego, którym najczęściej
jest właściwy wojewoda lub minister.
-
Jeżeli
zlikwidowany zakład pracy był spółdzielnią, likwidator ma obowiązek
przekazać jego dokumenty związkowi rewizyjnemu, w którym zakład
był zrzeszony (rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z
4.IV.1995 r. w sprawie sposobu i czasu przechowywania ksiąg i
dokumentów zlikwidowanych spółdzielni oraz organizacji spółdzielczych
[Dz. U. Nr 47, poz. 248]). W przypadku braku lub likwidacji związku
- Krajowej Radzie Spółdzielczej, która może wskazać jako
przechowawcę określoną spółdzielnię, organizację spółdzielczą,
czy Stowarzyszenie Archiwistów Polskich.
-
W
sytuacji, gdy zakład pracy był przedsiębiorstwem prywatnym,
informacje o miejscu przechowywania jego dokumentacji można uzyskać
we właściwym terytorialnie sądzie rejonowym (w sądowym rejestrze
gospodarczym), urzędzie skarbowym lub innym organie administracji
państwowej, prowadzącym rejestr działalności gospodarczej.
Jednakże takie dane uzyskamy w przypadku, gdy jednostka przestała
istnieć w wyniku ogłoszenia upadłości prawomocnym postanowieniem
sądu. Ponieważ likwidator jednostki lub syndyk masy upadłościowej
ma obowiązek poinformować właściwy terytorialnie sąd rejonowy
lub inny organ prowadzący rejestr działalności gospodarczej oraz
urząd skarbowy o miejscu złożenia dokumentacji. Zgoła inaczej ma
się sytuacja, gdy dany przedsiębiorca prywatny z różnych
przyczyn samoistnie kończy działalność gospodarczą. Pozostałą
po firmie dokumentację może on odpłatnie przekazać do
przechowywania właściwemu Archiwum Państwowemu lub prywatnym
firmom zajmującym się przechowalnictwem. W takiej sytuacji
informacje o poszukiwanych aktach uzyskać można w Archiwum Państwowym,
gdyż prowadzi ono rejestr firm przechowalniczych z danego regionu
wraz ze spisami podmiotów, których dokumentację przechowują. Często
jednak prywatny przedsiębiorca kończąc działalność przechowuje
akta na własną rękę, bądź też nie licząc się z
konsekwencjami prawnymi po prostu je porzuca. W takiej sytuacji
uzyskanie jakichkolwiek informacji graniczy wręcz z cudem.
-
Od
1 kwietnia 2003 roku dokumentację osobowo - płacową mogą również
przechowywać Archiwa Państwowe. Wszelkie informacje o aktach
pracowniczych przechowywanych przez archiwa jak i prywatne,
zarejestrowane firmy przechowalnicze uzyskać można korzystając z
internetowej bazy danych o miejscach przechowywania dokumentacji
osobowo - płacowej prowadzonej przez nasze Archiwum (http://ewidencja.archiwa.gov.pl
);
-
Lista
firm, których dokumentacja przechowywana jest przez Archiwum Państwowe
w Białymstoku (układ alfabetyczny):
-
Agencja
Handlowo – Usługowa „ATREMEX”; 16 – 220
Czarna Białostocka; ul. Świerczewskiego 2a;
-
„ANNA
– BARBARA” s.c., Stefan Krejza – Henryk Bielski,
Zakład Produkcji Obuwia; 15 – 481 Białystok; ul. Wąska
15;
-
„BAR
STUDENCKI” s.c.; 15 – 333 Białystok; ul.
Zwierzyniecka 10;
-
„BEST
BUD” Sp. z o.o. w Białymstoku; 15 – 950 Białystok;
ul. Kolejowa 17;
-
„BIATECH”
Sp. z o.o. w Białymstoku; 15 – 113 Białystok; ul. Gen. Wł.
Andersa 38;
-
„DEPOT
– TRANS” Sp. z o.o. w Warszawie (TRANSPOL); 00 –
950 Warszawa; ul. Paganiniego 3;
-
Izba
Przemysłowo – Handlowa w Warszawie, Ekspozytura w Białymstoku;
-
Komitet
Wojewódzki Polskiej Zjednoczonej Partii Robotniczej w Białymstoku;
-
„Massa
Company” S.A.; 15 – 113 Białystok; ul. Gen. Wł.
Andersa 38;
-
Powiatowa
Spółdzielnia Pracy Usług Wielobranżowych w Jasionówce;
-
Powiatowa
Wielobranżowa Spółdzielnia Pracy Usług Rzemieślniczych im. 22
Lipca w Surażu;
-
Powiatowa
Wielobranżowa Spółdzielnia Pracy Usług Rzemieślniczych w Sokółce;
-
Powszechna
Organizacja Służbie Polsce Komenda Wojewódzka w Białymstoku (w
tym również komendy powiatowe i gminne);
-
Prezydium
Wojewódzkiej Rady Narodowej w Białymstoku, Kuratorium Okręgu
Szkolnego w Białymstoku;
-
Rada
Wojewódzka Federacji Socjalistycznych Związków Młodzieży
Polskiej w Białymstoku;
-
Robotnicza
Spółdzielnia Pracy Szewsko – Kamasznicza
„ZGODA” w Czarnej Wsi;
-
Spółdzielnia
Kółek Rolniczych w Szudziałowie z siedzibą w Słójce;
-
Spółdzielnia
Pracy Szewsko – Kamasznicza „JEDNOŚĆ” w
Krynkach;
-
Spółdzielnia
Usługowo – Rolnicza w Grodzisku; 17 – 315 Grodzisk;
ul. Sportowa 4;
-
Spółdzielnia
Zrzeszenia Budowy Domków Jednorodzinnych „ZGODA” w
Białymstoku;
-
Zakład
Przemysłu Odzieżowego „KOSTAR”; 15 – 691 Białystok;
ul. Gen. F. Kleeberga 8;
-
Zakłady
Garbarskie „STOGAR” A i S Krejza; 15 – 481 Białystok;
ul. Wąska 15;
-
Zarząd
Wojewódzki Związku Młodzieży Socjalistycznej w Białymstoku;
-
Zarząd
Wojewódzki Związku Młodzieży Polskiej w Białymstoku;
-
Zarząd
Wojewódzki Związku Młodzieży Wiejskiej w Białymstoku;
-
Zarząd
Wojewódzki Związku Socjalistycznej Młodzieży Polskiej w Białymstoku;
Wszelkie
zapytania prosimy kierować do:
Bartłomiej
Samarski – tel.: (85) 743 56 03, e-mail:
bartlomiej.samarski@bialystok.ap.gov.pl
Dokumenty
umożliwiające ustalenie wysokości emerytury lub renty:
1. Potwierdzające okres zatrudnienia:
a) bezpośrednio:
-
świadectwa
pracy;
-
pisemne
zaświadczenia pracodawców;
-
uwierzytelnione
kopie i odpisy z akt osobowych wykonane przez jednostkę
przechowującą dokumentację danego zakładu pracy;
-
legitymacje
ubezpieczeniowe (w przypadku, gdy zawierają informacje dotyczącą
okresu i wymiaru zatrudnienia oraz rodzaju wykonywanej pracy);
b)
dokumenty pośrednio potwierdzające zatrudnienie:
W
przypadku braku pisemnych dowodów mogących poświadczyć okres
zatrudnienia,
w niektórych przypadkach dopuszczalne jest przedstawienie zeznań dwóch
świadków.
2. Potwierdzające wysokość wynagrodzenia:
-
zaświadczenia
wystawione przez zakład pracy (druk ZUS Rp - 7);
-
uwierzytelnione
kopie, odpisy, wyciągi z dokumentacji płacowej wykonane przez
jednostkę przechowującą dokumentację danego zakładu pracy;
|